Как правило, процессы управления фирмой очень многообразны, многомерны и имеют сложную структуру (состоят из большого числа стадий и фаз). В общем смысле процесс управления состоит из общих функций управления, которые объединяются в циклы управления: (смотри рисунок 1)
Цикл управления:
Принятие решения в смысле: Что делать?
Принятие решения в мысле: Как делать?
Организация
Мотивация Координация
Операции
Контроль
Рисунок 1
9.2. Место решения в процессе управления
Решение - центральный момент всего процесса управления. Можно сказать, что сутью профессии менеджера является подготовка и принятие решений.
В рамках перспективного планирования принимаются основополагающие решения (что делать?), затем в процессе текущего планирования, организации, мотивации, координации, регулирования, изменений планов - решения в узком смысле (как делать?), хотя такая граница является условной.
Очень часто на фирме проблема подготовки и принятия решения связана с давлением сроков, недостатком квалификации или информации для решения, ненадежностью методов, склонностью менеджеров к рутине, разногласиями между лицами, принимающими решение (ЛПР). Наиболее типичные решения, принимаемые менеджерами фирм, можно классифицировать следующим образом
- ситуационные, рутинные, ведомственные решения;
- решения средней сложности (текущие уточнения области деятельности, решения под стрессом и при давлении сроков, решения в исключительных случаях);
- инновационные и определяющие решения.
9.3. Структура и процесс принятия решения
Содержание основных фаз принятия и реализации решения на примере деятельности всей фирмы по одному из проектов- подготовки информационного продукта, обеспечивающего объективной статистикой Интернет-ресурсы.
1. Сбор информации о возможных проблемах
1.1. Наблюдение за внутренней средой фирмы. Руководство обеспечивало необходимыми ресурсами работников фирмы, ставила задачи и исследовались результаты их выполнения. Проводились производственные совещания.
1.2. Наблюдение за внешней средой. Исследовалось состояние российского и зарубежного Интернет-рынка, его потребности и возможности, исследовались отдельные Интернет-организации: менеджмент, потребности, возможности. Исследовались правовые аспекты деятельности фирмы, связанные с производством информационного продукта - не противоречие законодательству, авторское право,…
2. Выявление и определение причин возникновения проблемы
2.1. Описание проблемной ситуации. Не было возможности довести до окончательного товарного вида продукт, в соответствии с требованиями потребителей.
2.2. Выявление организационного звена, где возникла проблема. Было выявлено наличие всех необходимых трудовых, материальных, интеллектуальных ресурсов для выполнения работы за исключением некоторых информационных ресурсов, которые нам могут предоставить извне (Интернет-организации). Работа встала в техническом отделе (научный подотдел).
2.3. Формулировка проблемы: получение необходимы информационных данных у владельцев Интернет-ресурсов.
2.4. Оценка ее важности: невозможность продолжения работы и доведения информационного продукта до коммерческой привлекательности без получения вышеописанной информации.
3. Формулирование целей решения проблемы
3.1. Определение целей фирмы: доведение информационного продукта до уровня коммерческой привлекательности.
3.2. Формулировка целей решения проблемы: получение необходимых информационных данных у ряда Интернет-организаций на основе взаимовыгодных договорённостей.
4. Обоснование стратегии решения проблемы
4.1. Детальное описание объекта: было проведено детальное описание всего того, что, мы хотим получить от ряда Интернет-организаций.
4.2. Определение требований к решению, критериев эффективности решения, ограничений. Составлено требование о предоставлении информационных данных в строго определённом формате, желательно определённого качества, за определённый период, были определены критерии оценки качества предоставляемых данных.
5. Разработка вариантов решения
5.1. Расчленение задачи на подзадачи: были получены необходимые данные разного допустимого формата от некоторого количества Интернет-организаций.
5.2. Поиски идей решения по каждой подзадаче, проведение расчетов. Были проанализированы полученные данные и получены решения по каждому Интернет-ресурсу.
5.3. Обобщение результатов по каждой подзадаче. Были обобщены результаты всех полученных вычислений на предмет объективности полученных отчётов и быстроты расчётов.
5.4. Разработка вариантов решения всей задачи. Разработаны варианты конечного вида информационного продукта.
6. Выбор лучшего варианта
6.1. Анализ эффективности вариантов решения,
6.2. Оценка влияния неуправляемых параметров.
Выбраны наиболее объективные варианты решения для каждого Интернет-ресурса.
7. Корректировка и согласование решения
Проработаны полученные результаты с заказчиками (Интернет-организациями) и исполнителями с нашей стороны
Согласован и утвержден окончательный вид информационного продукта, необходимого Интернет-организациям.
8. Реализация решения
Произведён информационный продукт в его окончательном виде, произведен его контроль, произведены необходимые корректирующие воздействия в процессе управления, оценена эффективность произведённого информационного продукта на основе принятых решений.
Можно говорить о завершении очередного процесса принятия решения и цикла управления фирмой.
9.4. Распределение полномочий на принятие решений
Существуют два направления распределения полномочий:
- делегирование полномочий,
- централизация решения.
Наиболее типично следующее распределение решений для фирмы.
Решения по инвестициям, финансовые решения, персональные назначения в топ-менеджменте закреплены за директором.
Решения по НИОКР, решение о персонале низкого уровня, текущие производственные вопросы, компьютеризация управления, приемлемость цен спроса делегированы начальником подразделений при некотором участии директора.
9.5. Риск при принятии решений
Под риском понимается опасность ошибочного решения. Поскольку риск - опасность потерь, он означает негативное отклонение от цели. Так как будущее никогда неизвестно, все решения связаны с риском.
Различается риск:
- общий (угрожает предприятию как целому, связанный с неправильной оценкой внешних факторов и возможностей собственной информационной технологии);
- специальный по фактору (недостаток определённых информационных данных, необходимого оборудования, квалификации персонала по определённым направлениям);
- специальный при изготовлении продукции (не те способы в НИОКР);
- специальный при оценке информационной продукции (при сбыте, в гарантиях, в оплате).
Риск можно делится на: калькулируемый и не калькулируемый.
Выводы: процесс принятия решения на фирме не затруднён и вполне согласуется с моделью принятия решения. Конечно существует некоторая специфика принятия решений
в этой сфере бизнеса и на данном этапе жизненного цикла организации.
10. Информационное обеспечение управления.
Информация имеет большое значение для внутреннего управления фирмой и ее внешних контактов, и особенно для принятия решений она является ограниченным и дорогим ресурсом производственной активности фирмы.
Центральная задача - улучшение информированности . Степень информированности - отношение фактического уровня информации к требуемому. Потребность в информации - разница между ними. Вспомогательными критериями обеспеченности информацией являются:
- количество информации (полнота);
- ее значимость;
- точность;
- надежность;
- понятность (например, отсутствие семантических ошибок);
- актуальность;
- гибкость;
- экономическая эффективность информационного процесса (соотношение прибыли от информации и затрат на нее);
- учет защищенности информации.
Информационное общение на фирме осуществляется путём: личной и групповой беседы, когда осуществляется обмен информацией, обмен знаниями, принятие решения, часто не требущее документального оформления; путем использования современных средств коммуникации: телефоны, факсы, электронная почта, обыкновенная почта и других часто дублирующих друг друга средств. Основополагающую роль при информационных коммуникациях, помимо основной работы, играет компьютер, подключённый в Интернет: это поистине золотое средство для поиска (быстрого и дешевого) необходимой информации о деловых партнёрах, о конкурентах, о научных изысканиях, о любой необходимой и достаточно полной для работы фирмы информации, особенно в сфере деятельности фирмы. Интернет также- надёжное и быстрое средство для коммуникаций.
Выводы: информационное обеспечение управлением фирмой происходит с помощью разнообразных технологий.
11. Конфликтные ситуации.
Межличностные конфликты на фирме, где собрались единомышленники возникают достаточно редко и носят локальный характер, не влияющий на работу.
Производственные конфликты, происходящие между работниками разных подразделений обычно гасятся директором (оперативно- в силу не слишком больших размеров фирмы и соответственно, близости директора к сотрудникам).
Научные конфликты разрешаются путём проведения общих семинаров, где обсуждаются проблемы и методы их решения.
12. Требования, предъявляемые к менеджеру, методы оценки деловых качеств.
Подбор персонала на фирме осуществлялся (и осуществляется ) исходя из моральных и деловых качеств работников, особенно это касается подбора менеджмента фирмы. Основой для принятия на работу в фирме, занимающейся производством высокотехнологичных продуктов является образование менеджеров: оно должно быть высшее, причём уровень вузов- МФТИ, МГУ по специализации- прикладная математика, которая , в свою очередь предполагает высокий уровень подготовки в областях фундаментальной математики. Данное условие необходимо и для менеджеров и руководителей (топ-менеджеров) подразделений, связанных с продажей, маркетингом, аналитикой. Кроме этого, при подборе менедмента учитывалось личное знание директоратом принимаемого на работу.Это позволяет избегать конфликтов, связанных с психологической несовместимостью
